更新時間：2024-11-21 15:33:29作者：佚名
《呂梁學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（試行）》已經(jīng)2017年第七次院長辦公會議研究通過，現(xiàn)予發(fā)布。請遵照執(zhí)行。
附件：《呂梁學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（試行）》
呂梁學(xué)院
2017 年 12 月 26 日
附錄：
呂梁學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（試行）
（2017年12月21日院長辦公會議通過）
第一章 一般規(guī)定
第一條 為加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)生教育、管理和就業(yè)中的作用，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理規(guī)范化、規(guī)范化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，中華人民共和國和高等學(xué)校《檔案管理條例》及學(xué)校學(xué)生管理工作的有關(guān)規(guī)定。本辦法是根據(jù)我校實際情況，特制定的。
第二條 學(xué)生檔案是學(xué)生從中學(xué)入學(xué)到大學(xué)畢業(yè)期間形成的有價值的信息。它們是反映學(xué)生在學(xué)習(xí)階段的個人經(jīng)歷和德、智、體、美等各方面表現(xiàn)的真實記錄。它們是用人的基礎(chǔ)。是單位或上級學(xué)術(shù)培養(yǎng)部門了解畢業(yè)生學(xué)習(xí)、工作、生活、成長的真正依據(jù)。
第三條 學(xué)生檔案管理是指學(xué)校對學(xué)生檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、利用、移交等相關(guān)工作。學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)適應(yīng)國家人事工作的需要，堅持真實、完整、安全、規(guī)范的原則，有效維護(hù)和確保學(xué)生檔案材料反映學(xué)生的真實情況。
第四條 各教學(xué)部（部）及相關(guān)部門（招生就業(yè)處、教務(wù)處、學(xué)位處、學(xué)生工作處（部）、組織部、團(tuán)委、武裝部等）必須指定專人負(fù)責(zé)。具體負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作（以下簡稱“學(xué)生檔案管理專職人員”）。
第五條 學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)呂梁學(xué)院錄取查詢，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律，努力提高檔案管理和服務(wù)水平。
第二章 管理制度和工作職責(zé)
第六條 學(xué)校設(shè)立學(xué)生檔案管理委員會，其職責(zé)是：建立學(xué)生檔案隊伍；監(jiān)督、指導(dǎo)學(xué)校學(xué)生檔案管理制度的建立和完善；檢查、指導(dǎo)學(xué)生檔案管理工作。
該委員會由以下人員組成：
主任：學(xué)校分管招生就業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)
成員：招生就業(yè)處、教務(wù)處、學(xué)位處、學(xué)生工作部（部）、組織部、團(tuán)委、武裝部、檔案館等部門負(fù)責(zé)人；各教學(xué)部黨總支副書記。
委員會下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在招生就業(yè)處，辦公室主任由招生就業(yè)處處長兼任。
第七條 招生就業(yè)處是學(xué)生檔案管理的職能部門，實施全校學(xué)生檔案工作的管理、監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。招生就業(yè)辦公室在學(xué)生檔案管理方面的職責(zé)是：
1.制定和完善學(xué)生檔案管理制度、方法和工作流程。
2、負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各教學(xué)部（部）建立新生學(xué)生檔案。
3、檢查、指導(dǎo)、督促各教研室（部）及相關(guān)部門及時歸檔、收集、整理、移交、打包、保管、封存、轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)生檔案材料。原則上每學(xué)年進(jìn)行一次檢查。發(fā)現(xiàn)問題時，督促指導(dǎo)有關(guān)部門及時按要求完成。
4、負(fù)責(zé)全校學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。
第八條 各教學(xué)部（部）及相關(guān)部門在學(xué)生檔案管理中的主要職責(zé)是：
1.執(zhí)行學(xué)生檔案管理的政策規(guī)定，接受招生就業(yè)處、檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
2、安排專職學(xué)生檔案管理人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作。
3、各教學(xué)部（部）負(fù)責(zé)新生資格審查、整理、建立原始檔案；負(fù)責(zé)學(xué)生在校期間形成的各種檔案資料的收集、整理、歸檔；負(fù)責(zé)因各種原因終止學(xué)業(yè)或轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生的處理。檔案及學(xué)生政審檔案的移交；根據(jù)學(xué)籍變化情況，做好學(xué)籍變更學(xué)生檔案的重新歸檔工作。負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的整理、核對、封存和轉(zhuǎn)發(fā)。
4、有關(guān)部門負(fù)責(zé)學(xué)生在校期間產(chǎn)生的各類檔案資料的收集、整理和移交。
5、各教學(xué)部（部）及有關(guān)部門負(fù)責(zé)按照《普通高等學(xué)校檔案管理規(guī)定》的規(guī)定，對教育教學(xué)管理中需要?dú)w檔的其他材料進(jìn)行整理、歸檔、裝訂。
第三章 學(xué)生檔案資料歸檔內(nèi)容
第九條 在校期間，應(yīng)當(dāng)及時收集、整理學(xué)生檔案，并不斷充實和完善。學(xué)生畢業(yè)檔案一般應(yīng)包含以下材料：
1、入學(xué)材料：普通本科招生檔案材料一般應(yīng)包括高中學(xué)生證、高考報名表、高考體檢表、高考申請表等材料；對口本科生一般包括職業(yè)中專或職業(yè)高中學(xué)生證、畢業(yè)學(xué)生登記表、考生信息登記表；專科轉(zhuǎn)本科生包括專科畢業(yè)生檔案、考生信息登記表等材料。
2.學(xué)習(xí)材料：各學(xué)習(xí)階段專業(yè)、選修課、輔修課成績登記表等材料。
3、學(xué)籍變更材料：完成各階段學(xué)習(xí)、退學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、入伍、退休、保留入學(xué)資格、回國等變更材料學(xué)校等
4、考核材料：學(xué)年各學(xué)習(xí)階段考核表等材料。
5、實習(xí)材料：實習(xí)考核表、實習(xí)報告等各階段學(xué)習(xí)材料。
6、畢業(yè)材料：普通高校畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生就業(yè)通知書等材料。
7、學(xué)位材料：學(xué)士學(xué)位授予決定書等材料。
8、獎勵材料：在校期間受到表彰獎勵的材料，包括三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀畢業(yè)生等榮譽(yù)稱號及登記表國家獎學(xué)金和國家勵志獎學(xué)金。或?qū)徟淼全@獎評審證明材料。
9、處罰材料：在校期間因違反校紀(jì)校規(guī)、違反國家法律等行為而產(chǎn)生的各種紀(jì)律材料。
10、組織材料（另存）：入黨入團(tuán)申請表和志愿書、入黨積極分子考察表、政治審查材料、思想報告、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書等組織建設(shè)中形成的材料黨、團(tuán)的；參加民主黨申請書、登記表等材料。
11、個人人員有工作經(jīng)歷的檔案材料。
12、其他具有保存價值、應(yīng)當(dāng)歸檔的學(xué)生個人資料。
第四章 學(xué)生檔案資料的歸檔與移交
第十條 校內(nèi)學(xué)生檔案資料的歸檔、流轉(zhuǎn)、移交應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：
（一）新生建檔辦法：
1、教學(xué)部（部）應(yīng)在新生入學(xué)審核通過后兩個月內(nèi)建立新生檔案。
2、招生就業(yè)辦公室將招生過程中形成的高層次招聘電子檔案制作紙質(zhì)版，分發(fā)給各教學(xué)部（部），并納入學(xué)生檔案。學(xué)生入學(xué)時自帶紙質(zhì)檔案的，報到時交由院（系）指定人員辦理；如紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)交招生就業(yè)處，招生就業(yè)處收到檔案后立即轉(zhuǎn)至學(xué)生所在院系（系）。或者學(xué)生本人領(lǐng)取并移交給所在院系（系），并辦理相應(yīng)的移交手續(xù)。
3、各教學(xué)部（部）專職檔案管理人員要認(rèn)真核對新生檔案，及時整理收到的新生檔案材料，按照學(xué)生要求統(tǒng)一歸檔新生檔案。檔案管理和學(xué)籍，并填寫收到的檔案。材料的實際狀況。學(xué)生檔案應(yīng)當(dāng)按學(xué)年、按班級學(xué)號順序統(tǒng)計、登記、保存。
4、入學(xué)時如未攜帶黨團(tuán)材料，須在一個學(xué)期內(nèi)到原學(xué)校領(lǐng)取并歸檔。對于檔案材料不齊全的學(xué)生，各教學(xué)部（部）將負(fù)責(zé)在兩個月內(nèi)幫助其收集、歸檔缺失的材料。若因客觀原因無法完成，應(yīng)在學(xué)生檔案目錄上注明。
5、各教學(xué)部（部）應(yīng)對新生檔案進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)弄虛作假的情況，應(yīng)及時向招生就業(yè)辦公室報告。
（二）學(xué)生在校期間產(chǎn)生的檔案資料收集、整理、包裝、移交辦法：
1、學(xué)生在校期間形成的當(dāng)學(xué)年檔案材料（獎懲材料、黨團(tuán)組織材料、學(xué)年考核表、社會實踐活動材料、學(xué)籍變更材料等）一次性打包每年10月底，由有關(guān)部門根據(jù)學(xué)生檔案進(jìn)行管理。按照要求，將檔案按班級、學(xué)號整理并移交給各教學(xué)部（部）。各教研室（部）專職檔案管理人員要集中時間做好包裝工作。對有關(guān)部門移送的不合格檔案材料，各教學(xué)部（部）有權(quán)退回，并要求有關(guān)部門按要求重新整理。有關(guān)部門要在一周內(nèi)進(jìn)行重組，然后移交各教學(xué)部（部）。
2.應(yīng)屆畢業(yè)生的普通專科畢業(yè)生登記表、成績單、學(xué)士學(xué)位授予決定書等材料，由有關(guān)部門按學(xué)校規(guī)定的時間（初定為每年6月底）交各教學(xué)部（部）。年）、畢業(yè)生就業(yè)通知書按照辦理時間分別通知，交各教學(xué)部（部），由各教學(xué)部（部）整理、核對無誤后包裝密封。
第十一條 有關(guān)部門提供的各類歸檔材料必須是手續(xù)齊全、正式、有效的文件。
歸檔材料應(yīng)當(dāng)完整、真實，文字清晰、對象明確，并注明形成材料的主辦部門（單位）和日期。規(guī)定由組織審核加蓋印章的，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。歸檔材料應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)辦公用紙。文本必須采用印刷、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水或黑色墨水書寫。不允許使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙。
歸檔材料應(yīng)當(dāng)是原件。特殊情況保存副本的，應(yīng)當(dāng)注明原保存單位并加蓋公章。
第十二條 移交學(xué)生檔案時，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案材料移交表》，并由雙方負(fù)責(zé)人親自驗收。核實無誤后，即完成簽字手續(xù)。 《檔案材料移交表》須填寫一式兩份，雙方各執(zhí)一份。移交材料不符合歸檔要求的，接收方有權(quán)拒絕，移交單位應(yīng)當(dāng)按照檔案管理規(guī)定重新整理并辦理補(bǔ)交手續(xù)。
第五章 學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)移
第十三條 學(xué)生畢業(yè)、結(jié)業(yè)、退學(xué)、休學(xué)、出國、死亡等情況后，教務(wù)處應(yīng)當(dāng)及時通知教學(xué)處（部），由教學(xué)處（部）辦理檔案移交手續(xù)。 。
第十四條 學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)（轉(zhuǎn)入）、校內(nèi)轉(zhuǎn)專業(yè)、留級、延期畢業(yè)的，教務(wù)處應(yīng)當(dāng)及時向各教學(xué)部（部）發(fā)出學(xué)籍變更通知，并由教務(wù)處負(fù)責(zé)處理。教務(wù)處（部）應(yīng)當(dāng)及時按照規(guī)定做好學(xué)生檔案的整理、移交和傳送工作。
第十五條 畢業(yè)生檔案移交，畢業(yè)生離校前，由教學(xué)部（部）負(fù)責(zé)按照下列規(guī)定移交密封的畢業(yè)生檔案：
1.已找到就業(yè)單位并簽訂就業(yè)協(xié)議的畢業(yè)生，或考研等繼續(xù)學(xué)習(xí)的畢業(yè)生呂梁學(xué)院錄取查詢，其檔案由系（系）畢業(yè)生收集并報用人單位或?qū)W校檔案管理部門及時處理。
2、畢業(yè)生因故未參加就業(yè)或未確認(rèn)就業(yè)單位貝語網(wǎng)校，并在規(guī)定期限內(nèi)辦妥檔案保管手續(xù)的，其檔案由院（系）畢業(yè)生統(tǒng)一收集，送交學(xué)院。及時代理托管；未辦妥檔案保管手續(xù)的，畢業(yè)生檔案將由系（系）畢業(yè)生收集并及時送至學(xué)生所在地就業(yè)主管部門或人才市場保管。
3、如院系有特殊要求必須郵寄的，由教務(wù)處（部）專職人員負(fù)責(zé)郵寄。
4.畢業(yè)生到就業(yè)單位報到后，應(yīng)立即向報到單位核實檔案是否收到。
5、畢業(yè)生或其他離校學(xué)生的檔案，領(lǐng)取時應(yīng)仔細(xì)檢查印章是否完好。需要郵寄檔案的學(xué)生，應(yīng)核對郵寄單位地址和收件人，并交給院（系）學(xué)籍工作人員。由于維護(hù)不善，如因郵寄地址不明導(dǎo)致文件丟失或損壞，無法補(bǔ)發(fā)，后果由學(xué)生自行承擔(dān)。
第十六條 畢業(yè)生檔案及因各種原因離校時不能帶走的檔案，由各教學(xué)部（部）于學(xué)生離校后當(dāng)年10月底移入學(xué)校檔案室。處理后續(xù)存儲和交付。交接時，當(dāng)年畢業(yè)生的檔案移交手續(xù)也一并交接。
第十七條 有關(guān)部門和教學(xué)部（部）形成的各類管理檔案將于學(xué)生畢業(yè)離校當(dāng)年10月底移入學(xué)校檔案，并辦理移交手續(xù)。
第六章 學(xué)生檔案的使用
第十八條 校內(nèi)從事學(xué)生教育和管理部門的相關(guān)人員因工作需要需要查閱學(xué)生檔案。只有在檔案管理人員在場的情況下才能查閱學(xué)生檔案，并按規(guī)定登記。
外人因工作需要需要查閱學(xué)生檔案時，兩人以上應(yīng)當(dāng)持有單位組織、人事部門或者公安保衛(wèi)部門的介紹信，提供相關(guān)身份證明，并說明查閱內(nèi)容和目的。查詢。檔案管理人員核實身份后，應(yīng)核實完成登記手續(xù)后才能查看。
第十九條 學(xué)生檔案一般不得借用。因工作需要需要借閱的，借閱單位應(yīng)出具介紹信，填寫《學(xué)生檔案借閱審批表》，說明借閱理由及歸還時間，并經(jīng)借閱單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。學(xué)生檔案管理處。
學(xué)生檔案借閱期限一般不超過1周。歸還借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照檔案目錄清點資料，辦理歸還手續(xù)。
第二十條 查閱（借用）學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱卷規(guī)定，不得涂改、劃定、標(biāo)記、提取、更換、毀壞檔案材料。未經(jīng)許可，不得摘錄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。
第二十一條 學(xué)生本人及其直系親屬不得查閱學(xué)生的個人檔案。若確實有特殊原因（如畢業(yè)聯(lián)系工作、出國手續(xù)等）需要復(fù)印相關(guān)個人檔案證明材料的，學(xué)生必須書面申請，說明需要何種證明材料以及使用意圖須經(jīng)學(xué)生檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按規(guī)定辦理。委托他人辦理的，須出具代理人的書面授權(quán)和身份證明，方可按規(guī)定辦理。
第七章 學(xué)生檔案管理
第二十二條 學(xué)生檔案是內(nèi)部文件，需要妥善保管。各教學(xué)系（部）及有關(guān)部門要高度重視，確定專職檔案管理人員。專職學(xué)生檔案管理人員變動工作的，必須及時辦理檔案管理交接手續(xù)。各教學(xué)部（部）必須配備專用的學(xué)生檔案柜，確保學(xué)生檔案的安全可靠。
第二十三條 違反有關(guān)檔案管理規(guī)定，因玩忽職守、失職造成學(xué)生檔案損毀、丟失、泄露等危害和損失的，由學(xué)校按照規(guī)定嚴(yán)肅查處；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。情節(jié)惡劣、后果嚴(yán)重，構(gòu)成犯罪的，依法追究當(dāng)事人法律責(zé)任。
第八章附則
第二十四條 本辦法自發(fā)布之日起試行。
第二十五條 本規(guī)定由招生就業(yè)部門負(fù)責(zé)解釋。